Thiết kế văn phòng công ty >200m2: tiêu chuẩn TCVN & giải pháp cách âm

Thiết kế văn phòng công ty thường gồm khảo sát hiện trạng, bố trí công năng, thiết kế nội thất, thiết kế hệ thống cơ điện, chiếu sáng, điều hòa, mạng - IT, âm thanh - hình ảnh, an ninh, PCCC, bảng khối lượng và hồ sơ thi công. Với dự án văn phòng rộng từ >200m2, cần đồng bộ các hạng mục này ngay từ giai đoạn thiết kế để hạn chế xung đột kỹ thuật và chi phí phát sinh.

• Khảo sát hiện trạng và bố trí công năng
• Thiết kế nội thất và vật liệu hoàn thiện
• Thiết kế điện, chiếu sáng, điều hòa thông gió
• Hạ tầng mạng - IT và phòng máy chủ
• Hệ thống âm thanh - hình ảnh cho phòng họp
• An ninh, camera, kiểm soát ra vào
• PCCC và thoát nạn
• Bảng khối lượng và hồ sơ thi công

Thiết kế văn phòng công ty từ 200m2 thường cần khu làm việc mở, phòng họp, phòng gọi điện hoặc phòng làm việc tập trung, quầy lễ tân, phòng quản lý, pantry, khu lưu trữ, khu IT/kỹ thuật và lối thoát nạn. Tỷ lệ phân bổ cần điều chỉnh theo ngành, mật độ nhân sự và mô hình làm việc; không nên áp dụng một công thức cố định cho mọi doanh nghiệp.

200m2

Ưu tiên khu làm việc mở, 1 - 2 phòng họp, quầy lễ tân, pantry gọn, một khu IT nhỏ

500m2

Thêm phòng quản lý, nhiều phòng họp và phòng làm việc tập trung, khu lưu trữ riêng, phòng máy chủ

1.000m2

Phân khối theo phòng ban, phòng đào tạo, khu khách riêng, khu kỹ thuật và an ninh tách biệt

Đây là gợi ý định hướng, không phải tỷ lệ bắt buộc; con số cuối cùng phụ thuộc khảo sát và nhu cầu thực tế.

TCVN 4601:2012 áp dụng cho công sở của cơ quan hành chính nhà nước, không tự động áp dụng cho mọi văn phòng doanh nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân có thể tham chiếu các nguyên tắc về bố trí, chiếu sáng, thông gió và an toàn, nhưng cần đối chiếu thêm quy chuẩn xây dựng, quy định PCCC, quy định địa phương và cẩm nang thi công của chủ tòa nhà.

Trước tiên, cần xác định công trình có thuộc danh mục phải thẩm định thiết kế về PCCC tại Phụ lục III Nghị định 105/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 1/7/2025, thay thế Nghị định 136/2020/NĐ-CP) hay không. Nếu thuộc diện, doanh nghiệp lập và nộp hồ sơ thẩm định thiết kế, sau đó thực hiện nghiệm thu PCCC trước khi đưa vào sử dụng. Nếu không thuộc diện, việc cải tạo hoặc thay đổi công năng vẫn phải bảo đảm yêu cầu PCCC.

Danh sách hồ sơ cần chuẩn bị (xác nhận lại danh mục chi tiết với cơ quan chức năng hoặc đơn vị tư vấn PCCC):

• Giấy tờ pháp lý của dự án và quyền sử dụng hoặc thuê mặt bằng
• Bản vẽ thiết kế kiến trúc và thiết kế hệ thống PCCC
• Thuyết minh giải pháp PCCC và thoát nạn
• Hồ sơ vật liệu, thiết bị PCCC (chứng nhận, kiểm định)
• Bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC khi nghiệm thu
• Biên bản nghiệm thu và hồ sơ quản lý PCCC của cơ sở

Thi công cách âm văn phòng thường gồm vách ngăn cách âm, xử lý cửa và gioăng kín, trần tiêu âm, xử lý sàn, hệ thống cơ điện - ống gió và vật liệu hoàn thiện. Hiệu quả không chỉ đến từ tấm tiêu âm mà phụ thuộc vào việc xử lý kín khe hở, hộp kỹ thuật, máng cáp và đường ống. 5 hạng mục chính gồm vách, cửa, trần, hệ thống cơ điện và vật liệu tiêu âm (xem bảng ở phần thi công cách âm).

Mức cách âm cần xác định theo mục đích sử dụng: phòng họp nội bộ, phòng đàm phán, phòng gọi điện, phòng đào tạo hay phòng họp trực tuyến. Với phòng cần bảo mật hội thoại, phải xử lý đồng bộ vách, cửa, trần, ống gió và hộp kỹ thuật; chỉ lắp tấm tiêu âm là không đủ để ngăn âm truyền giữa các không gian.

Mô hình thiết kế và thi công trọn gói phù hợp với doanh nghiệp FDI, công nghệ, nghiên cứu và phát triển, tài chính, sản xuất, logistics và doanh nghiệp có văn phòng từ 200m2 trở lên. Mô hình này hợp lý khi doanh nghiệp cần một đầu mối chịu trách nhiệm về thiết kế, thi công, PCCC, tiến độ, ngân sách và bàn giao, thay vì phối hợp nhiều nhà thầu riêng lẻ.

Cần chốt phạm vi công việc, lập bảng khối lượng chi tiết, xác định vật liệu và xuất xứ, ghi rõ hạng mục loại trừ, giả định lập giá và quy trình điều chỉnh phạm vi. Với văn phòng trên 200m2, nên dành dự phòng cho hệ thống cơ điện, PCCC, âm thanh – hình ảnh, an ninh, cải tạo hiện trạng và các yêu cầu phát sinh từ đơn vị quản lý tòa nhà.

Khảo sát hiện trạng giúp xác định tải trọng, vị trí tủ điện, ống gió, đầu phun chữa cháy, máng cáp, điều hòa, cửa, lối thoát nạn và điều kiện bàn giao của chủ tòa nhà. Bỏ qua bước này, doanh nghiệp dễ gặp xung đột hệ thống cơ điện, phải đổi thiết kế, phát sinh chi phí và chậm tiến độ.

Danh sách 8 hạng mục khảo sát:

• Kích thước, cao độ trần, tải trọng sàn
• Tủ điện, công suất điện hiện có
• Hệ thống điều hòa, ống gió, gió tươi
• Đầu phun chữa cháy, đầu báo khói, hệ thống PCCC hiện hữu
• Máng cáp, đường mạng, điểm kết nối viễn thông
• Cửa, vách, mặt ngoài, lối thoát nạn
• Điều kiện bàn giao của chủ tòa nhà
• Quy định thi công, giờ làm việc, thang vận chuyển

Có. Khi thay đổi vách ngăn, trần, phòng họp hoặc cách phân chia không gian, vị trí đầu báo khói, đầu phun chữa cháy và lối thoát nạn có thể bị che khuất hoặc không còn phù hợp. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại và điều chỉnh hệ thống PCCC theo thiết kế mới trước khi nghiệm thu. Đây là điểm đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp FDI và tòa nhà hạng A.

Thời gian phụ thuộc vào diện tích, phạm vi cải tạo, phê duyệt của chủ tòa nhà, hồ sơ PCCC, vật liệu nhập khẩu và mức độ phức tạp kỹ thuật. Với văn phòng từ 200m2 trở lên, cần lập lịch trình theo đường găng, gồm khảo sát, thiết kế, phê duyệt, mua sắm, thi công, nghiệm thu và bàn giao. Không nên tin các cam kết thời gian cố định khi chưa khảo sát hiện trạng.