Giai đoạn 2024 – 2026, tình hình bối cảnh kinh tế thị trường vẫn chưa thực sự được phục hồi, áp lực kiểm soát chi phí lớn, nhiều doanh nghiệp tìm kiếm các giải pháp để nhanh chóng tối ưu chi phí văn phòng, tìm cách giảm các khoản chi phí vận hành không thực sự tạo ra giá trị.Trong cơ cấu chi phí của phần lớn doanh nghiệp hiện nay, chi phí mặt bằng/bất động sản thường là khoản chi lớn thứ 2, chỉ sau chi phí nhân sự.
Có một con số rất đáng lưu tâm: tồn tại 20 – 40% diện tích văn phòng gần như không được sử dụng tại các doanh nghiệp, khi doanh nghiệp sử dụng các mô hình “kiểu mẫu” mà ít tính đến bài toán thực tế.Mỗi m2 văn phòng đang bị lãng phí này, nếu được nhận diện, “định giá” và tiết kiệm, có thể được chuyển cơ cấu ngân sách, đầu tư vào công nghệ, giải quyết bài toán nhân sự, hay Marketing – đều là những khoản tối ưu chi phí văn phòng hiệu quả, đầu tư trực tiếp tạo ra tăng trưởng.
Bài viết này sẽ chia sẻ một khung định hình, nhận diện và các phương pháp để doanh nghiệp đo lường được các chỉ số mức độ sử dụng không gian, từ đó nắm bắt được đúng bài toán tối ưu chi phí văn phòng; thiết kế nội thất văn phòng & cải tạo đúng thực tế. Hãy thử bắt đầu bằng một câu hỏi trực diện nhất: “Mỗi m2 văn phòng của doanh nghiệp, còn có thể tiết kiệm được bao nhiêu chi phí so với hiện tại?”
Mục lục
1. “Điểm danh” chi phí bất động sản văn phòng đang bị lãng phí nhiều nhất – Vì sao cần tối ưu chi phí văn phòng ngay từ bây giờ?
1.1. Hybrid-Office và “bài kiểm tra” để tối ưu chi phí văn phòng truyền thống
Hybrid-Office là mô hình văn phòng làm việc được phát triển theo mô hình làm việc kết hợp (Hybrid-work), là “bình thường mới” sau những năm thế giới trải qua đại dịch Covid-19. Tính đến năm 2026, mô hình văn phòng này mới được nhận diện độc lập được khoảng 4 – 5 năm – rất ngắn so với toàn bộ lịch sử công nghiệp và các hình thái lao động của nhân loại.
Tuy là “tân binh”, đặc biệt ở các môi trường làm việc có tốc độ thay đổi văn hoá khá chậm như khu vực Châu Á, mô hình văn phòng này cũng đã nhanh chóng đẩy đến một “bài kiểm tra” về tính hợp lý; khả năng tối ưu chi phí văn phòng và những vấn đề cần giải quyết thực sự của mô hình truyền thống.Xét ở khía cạnh dịch chuyển của các phương thức thiết kế thi công nội thất văn phòng, 2 mô hình văn phòng này cũng kéo theo các hiện trạng sử dụng văn phòng như sau:
- Mô hình văn phòng truyền thống: phân bổ chỗ ngồi cố định 1:1; phòng họp thường là phòng lớn (từ trên 10 người sử dụng) nhưng ít sử dụng.
- Mô hình văn phòng Hybrid: phân bổ chỗ ngồi có cả dạng cố định và linh hoạt, vì sẽ có 1 số lượng nhân sự không xuất hiện hàng ngày tại văn phòng; nhiều bàn làm việc có thể bị bỏ trống; tức là tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi thực tế đã giảm xuống: ít người đến văn phòng hơn mỗi ngày, còn diện tích văn phòng vẫn như cũ.
1.2. Hệ quả chi phí: Doanh nghiệp đang trả tiền cho những không gian trống
Nhân sự thì có thể cơ động, văn phòng thì không thể co giãn mỗi ngày, và khi mô hình Hybrid-Office sẽ trở thành mô hình thay thế hoàn toàn kiểu truyền thống, doanh nghiệp phải đối mặt với một số hệ quả có thể thấy được ngay – những “điểm mù” cản trở việc tối ưu chi phí văn phòng:- Tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi (sử dụng bàn làm việc) ở nhiều doanh nghiệp thường chỉ đạt 40 – 60% vào các ngày trong tuần.
- “Dư thừa” các không gian lớn: phòng họp lớn (15 – 20 người) chỉ được sử dụng vài giờ mỗi tuần, nhân viên thì đang thiếu những không gian dành cho nhóm nhỏ hơn (2 – 4 người).
- Gánh nặng chi phí vận hành & duy trì: hàng tháng, vẫn phải thanh toán các khoản chi phí điện, nước, kỹ thuật, bảo trì, vệ sinh cho 100% diện tích văn phòng, bất kể có sử dụng hết toàn bộ không gian hay không.
Trong nhiều dự án Work & Wonders khảo sát, chúng tôi thấy không hiếm trường hợp doanh nghiệp thuê 1.000 – 1.500 m² nhưng thực tế chỉ “cần” khoảng 700 – 900 m² nếu quy hoạch lại hợp lý.
Đây chính là dư địa rất lớn để tối ưu hóa chi phí văn phòng nếu doanh nghiệp nhận ra cách đúng đắn và có phương án thiết kế phù hợp.
2. Khung 4 bước tối ưu chi phí văn phòng trên cơ sở dữ liệu thực tế
Sau nhiều năm tham gia tư vấn thiết kế thi công nội thất văn phòng cho rất nhiều quy mô doanh nghiệp, Work & Wonders đã đưa ra được một phương pháp tối ưu chi phí văn phòng mà bất kỳ CFO/ Facility/ chủ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng (hoặc dùng làm checklist nội bộ).2.1. Bước 1: Đo lường, thu thập dữ liệu sử dụng không gian
Với hầu hết các văn phòng hiện nay tại Việt Nam, thống nhất đo lường nên tập trung vào các chỉ số cốt lõi như sau:- Tỷ lệ chỗ ngồi được sử dụng trung bình theo ngày/tuần.
- Tỷ lệ sử dụng phòng họp (số giờ thực dùng / số giờ mở sẵn).
- Mức độ sử dụng các khu: pantry (ăn uống & giải lao), khu cộng tác, khu làm việc tập trung, Lễ tân.
- Ngày/ giờ cao điểm: ngày/giờ đông nhất, để biết “nhu cầu thực tế cao nhất” là bao nhiêu.
Phương pháp thu thập dữ liệu sử dụng không gian:
- Phương pháp thủ công: dành thời gian (tối thiểu là 1 tháng – 3 tháng) để quan sát, ghi chép nhật ký: đếm số chỗ ngồi được sử dụng mỗi ngày, lịch đăng ký sử dụng phòng họp,…
- Phương pháp công nghệ: Hệ thống đặt phòng / cảm biến đo mức độ sử dụng không gian (nếu có).
- Phương pháp đối chiếu khách quan: Phỏng vấn trực tiếp về tình hình, nhu cầu sử dụng không gian văn phòng của các bộ phận, phòng ban trong công ty.
2.2. Bước 2: Nhận diện các phần diện tích “thừa” và các khả năng, cơ hội tối ưu không gian
Từ dữ liệu ở Bước 1, phân loại:- Khu luôn quá tải: cần giữ hoặc mở rộng chức năng.
- Khu luôn trống hoặc dùng rất ít: thu hẹp, chuyển đổi công năng, hoặc loại bỏ.
- Khu dùng không đúng mục đích (ví dụ: phòng họp lớn làm kho, bàn làm việc cá nhân dùng để họp nhóm nhỏ).
3 “dấu hiệu đỏ” cảnh báo văn phòng đang lãng phí ngân sách:
- Trên 30% chỗ ngồi trống vào ngày đông nhất/ các ngày cao điểm
- Phòng họp lớn (>8 người) có tỷ lệ sử dụng dưới 20% thời gian mở.
- Hành lang, sảnh,… chiếm tỷ lệ quá cao so với diện tích làm việc thực.
2.3. Bước 3: Chuyển dữ liệu thành phương án thiết kế & quy hoạch lại
Nguyên tắc thiết kế linh hoạt (Agile Workspace Design)- Chuyển đổi mô hình chỗ ngồi : chuyển từ bàn cố định (cố định) sang bàn làm việc linh hoạt/ theo nhóm cộng tác cho các bộ phận phù hợp với công việc linh hoạt.
- Phòng họp tối ưu : thay thế một phòng lớn bằng cụm 2 – 3 phòng nhỏ/trung bình (2 – 6 người) hoặc các khu vực cá nhân (buồng điện thoại).
- Biến “góc trống vô định” thành không gian giá trị : tận dụng hành lang rộng, góc khuất làm khu vực làm việc tập trung riêng tư cao hoặc khu trao đổi nhanh.
Các phương án thiết kế nội thất cần đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật & trải nghiệm cho nhân sự:
- Đảm bảo tuyệt đối chuẩn mực chữa cháy, luồng chuyển và lối ra hiểm nguy khi thay đổi bố cục.
- Đảm bảo tiêu chuẩn chiếu sáng, thông gió và công thái học (công thái học) – tiết kiệm diện tích nhưng không làm giảm trải nghiệm nhân viên.
2.4. Bước 4: Tính toán bài toán chi phí & lộ trình triển khai
Có đánh giá, nhận định và so sánh ít nhất 2 kịch bản:- Kịch bản hiện trạng: giữ nguyên, chỉ bảo trì.
- Kịch bản tối ưu: cải tạo / quy hoạch lại, có thể kèm giảm diện tích thuê.
- Chi phí thiết kế, thi công, di dời, chi phí cơ hội của thời gian ngừng hoạt động.
- Chi phí có thể tiết kiệm: giảm diện tích thuê (nếu có); giảm điện, nước, vệ sinh, bảo trì; tăng hiệu suất làm việc (khoản tiết kiệm này khó định lượng chính xác nhưng có thể ước tính qua khảo sát nhân viên thực tế).
Lộ trình triển khai dự án cải tạo, thiết kế nội thất văn phòng:
- Giai đoạn 1: khảo sát & đề xuất phương án.
- Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết, xin phê duyệt.
- Giai đoạn 3: thi công, di dời, nghiệm thu.
- Giai đoạn 4: đo lại mức độ sử dụng không gian sau 3 – 6 tháng để đánh giá hiệu quả.
3. Checklist: Bộ giải pháp tiết kiệm chi phí văn phòng dành cho CFO/ Facility/ chủ doanh nghiệp
3.1. Khi nào doanh nghiệp cần tái cấu trúc không gian để tối ưu chi phí bất động sản văn phòng?
- Chi phí sử dụng và vận hành sử dụng khoảng 15 – 20% tổng chi phí cố định của doanh nghiệp.
- Thường xuyên xảy ra tình trạng: bàn làm việc bỏ trống nhiều nhưng luôn thiếu phòng trưng bày.
- Có kế hoạch thay đổi mô hình nhân sự (tăng, giảm hoặc chuyển đổi) trong 1 – 3 năm tới.
- Sắp hết hạn hợp đồng thuê, hoặc đang cân nhắc gia hạn/chuyển tòa.
3.2. Những dữ liệu tối thiểu cần có trước khi quyết định:
- Hợp đồng: Tổng diện tích thuê, chi phí/m²/tháng, các khoản chi phí vận hành liên quan.
- Biểu đồ nhân sự: Số lượng nhân sự, dự kiến tăng/giảm trong 1 – 3 năm.
- Dữ liệu sử dụng không gian văn phòng: tỷ lệ chỗ ngồi trung bình/ngày; tỷ lệ sử dụng phòng họp; các khu vực “luôn trống” / “luôn quá tải”.
- Các ràng buộc pháp lý và quy định: PCCC, hợp đồng thuê, kế hoạch di dời (nếu có).
Đây là những dữ liệu tối thiểu giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí văn phòng được hướng dẫn ngay từ đầu, tránh đầu tư trải nghiệm hoặc không đúng trọng tâm.
“Nếu doanh nghiệp chưa có đủ dữ liệu trên, một buổi khảo sát nhanh cùng đơn vị tư vấn thiết kế & thi công có kinh nghiệm (như Work & Wonders) có thể giúp xác định các điểm lãng phí chính và ước tính sơ bộ mức tiết kiệm có thể đạt được.”
Việc tối ưu chi phí văn phòng không nhất thiết là cắt giảm nhân sự hay chuyển sang chỗ rẻ hơn; chỉ cần ứng dụng dữ liệu để sử dụng đúng diện tích đang có. Dữ liệu sử dụng không gian và được tư vấn thiết kế nội thất văn phòng tiết kiệm chi phí hợp lý là giải pháp để biến “chi phí” thành “tiền tiết kiệm”.
Work & Wonders chuyên tư vấn chiến lược không gian văn phòng Hà Nội/ TP.HCM, thiết kế và thi công nội thất văn phòng trọn gói. Nếu bạn đang muốn rà soát lại hiệu quả sử dụng không gian văn phòng và tìm cách tối ưu chi phí văn phòng, đội ngũ Work & Wonders sẵn sàng hỗ trợ khảo sát sơ bộ và đề xuất phương án phù hợp với ngân sách và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
Bạn có thể liên hệ và để lại câu hỏi cho Work & Wonders qua 0932.619.886 để được tư vấn chiến lược không gian văn phòng và tối ưu văn phòng phù hợp nhất.
